Позитивным моментом для роста и развития компании является приток новых кадров. Но при этом перед руководством возникает сложная задача: обучение новых сотрудников. Программа для обучения сотрудников важна не только для новичков, но и для уже состоявшейся корпоративной команды, так как влияет на поведение в коллективе и управление производительностью.

Статистика тестирования сотрудников говорит, что около 69% с большей вероятностью останутся работать в компании в течение 3 лет. Также новому сотруднику может потребоваться от 8 месяцев до 2 лет, чтобы достичь пика своей производительности (в зависимости от качества онбординга).

Эта статья является подробным руководством по вводному обучению, где изложены основные нюансы планирования и оптимизации системы управления обучением новых сотрудников.

Что представляет собой прием на работу нового сотрудника

Под приемом сотрудников на работу мы понимаем процесс введения новых сотрудников в деятельность компании и корпоративной команды, ознакомление с должностными функциями. Этот процесс также подразумевает возникновение отношений между работником и работодателем.

Насколько это важно

Каждый новый сотрудник в первый рабочий день получает предварительно подготовленный приветственный пакет. Более опытный и дружелюбный наставник помогает ему освоиться в незнакомой рабочей среде и проводит экскурсию по офису. Затем новичок проходит на платформе для онлайн обучения ознакомительные курсы для сотрудников компании, чтобы узнать больше о корпоративной культуре и своих должностных обязанностях. В конечном итоге новый сотрудник отправляется на ланч со своей новой корпоративной командой.

Теперь представьте себе следующую ситуацию: нового сотрудника в приемной встречает незнакомый человек и направляет его к рабочему месту, вручив стостраничный справочник сотрудников компании. После этого новичка ждет еще один огромный справочник – на этот раз это инструкция от начальника с должностными обязанностями. В результате уже в первый день сбитый с толку сотрудник приступает к работе.

Не составит труда догадаться, какой из этих сценариев оставил бы новичка более подавленным, разбитым и напряженным.

Оценка эффективности персонала говорит, что без тщательной подготовки новым сотрудникам потребуется несколько месяцев, чтобы достичь полной производительности в рамках занимаемой должности.

Когда вводное обучение в компании больше походит на второй сценарий, результатом станет непонимание работником своих обязанностей и функций.

Цель вводного обучения

Многие компании рассматривают вводное обучение как ознакомительный процесс, в ходе которого новички проходят систему тестирования сотрудников, знакомятся с правилами компании, подписывают договор и приступают к работе. Но это еще не все.

Истинная цель управления приемом персонала на работу состоит в том, чтобы умственно и эмоционально интегрировать сотрудников в рабочий процесс и снабдить их навыками, инструментами и поддержкой, необходимыми для реализации их потенциала.

Как долго должно длиться

В 38% случаев процесс вводного обучения длится всего одну неделю, хотя исследования оценки эффективности обучения показали, что этап социализации иногда растягивается до года. Вероятно, именно поэтому более 40% компаний посвящают от одной недели до года программе для обучения онлайн, чтобы помочь новым сотрудникам добиться успеха.

Таким образом, при вводном обучении нужно следовать всего одному эмпирическому правилу: не торопить процесс обретения навыков. Дайте новым сотрудникам время, чтобы освоить азы работы, а также стать вовлеченными участниками корпоративной команды.

Разница между вводным обучением и адаптацией

Термины “вводное обучение” и “адаптация сотрудника” часто используются взаимозаменяемо, но на самом деле это два разных понятия.

Некоторые работодатели рассматривают вводное обучение и тестирование персонала в качестве одноразового события, которое позволяет получить информацию о профессиональных качествах нового сотрудника, его потенциале и возможности работать в новой корпоративной команде.

Что касается процесса адаптации сотрудника, этот процесс длится от 3 до 12 месяцев и включает в себя обучение и приобретение навыков, которые дают сотрудникам более глубокое понимание работы в компании. Постепенно новый кадровый персонал формирует связи с членами корпоративной команды, интегрируется в корпоративную культуру, выдвигает собственные идеи и предложения, а также ищет способы, как не только выполнять свою работу, но и улучшать систему управления производительностью.

Как спланировать онбординг и адаптацию нового сотрудника

Теперь, когда мы понимаем цель вводного тренинга, рассмотрим, как сделать вводное обучение сотрудников более интересным и увлекательным. Как и в большинстве случаев, управление обучением персонала начинается с планирования!

Что включить в руководство по онбордингу

Решение о том, что включить в программу для дистанционного обучения принять руководителям компании нелегко. Новичку нужно так много узнать о работе и компании, встретиться с большим количеством людей. Начать процесс онбординга, получения новой информации и навыков не всегда просто.

Стоит помнить, что у новых сотрудников есть 90 дней или более на онбординг, чтобы ознакомиться с должностными задачами, людьми и процессами. Но существуют темы, которые обязательно должны быть включены в программу онбординга и адаптации.

Документация и сведения о новых сотрудниках

Бумажная работа, возможно, не самая захватывающая часть вводного обучения, но она необходима. Обучение и развитие персонала обязывает сотрудника ориентироваться в своем рабочем пространстве: от правил и политики компании до налоговых форм. Обязательно включите в систему развития персонала такие документы, как соглашение о приеме на работу, справочник сотрудника и т.д.

Чтобы сделать оформление документов быстрым и удобным, проведите автоматизацию рекрутинга и разместите их в системе дистанционного обучения, чтобы сотрудники могли прочитать и подписать их в режиме онлайн. Затем, если они когда-нибудь захотят повторно изучить эти документы, они могут найти их в том же разделе.

Приветствие и знакомство

Теплый прием помогает сотрудникам почувствовать себя частью команды, особенно когда доброжелательность проявляют сразу несколько коллег. Чтобы новые кадры чувствовали себя нужными, отправьте им  приветственное письмо, подписанное генеральным директором. Затем попросите менеджера провести новичкам экскурсию по офису и показать, где расположены конференц-залы, санузел и кафетерий. Организуйте корпоративный обед, чтобы представить корпоративной команде новых коллег. Также желательно собрать для новичков приветственный пакет с небольшими подарками: фирменной канцелярией и футболками с логотипом компании.

Доступ в офис

Нет ничего хуже, чем прийти на новую работу вовремя, только чтобы обнаружить, что знание закрыто или отсутствует место для парковки. Организация обучения персонала помогает избежать подобных неудобных ситуаций. Выделите заранее для сотрудников парковку и раздайте им карты доступа в офис в первый же день работы.

Аппаратное и программное обеспечение

Чтобы быть продуктивными членами команды, вашим новым сотрудникам придется использовать инструменты для общения, управления проектами, отслеживания времени и процессов управления развитием персонала. Например, цифровому копирайтеру может потребоваться научиться использовать инструменты SEO для написания статей с высоким трафиком.

Создайте на платформе для дистанционного обучения онлайн-курс, который продемонстрирует новым сотрудникам все тонкости программного обеспечения, которое они будут использовать.

На базе LMS это сделать проще всего. Таким образом, программа для кадровика предполагает, что каждый новый сотрудник через LMS сможет улучшать свои навыки в удобное для него время и в индивидуальном темпе. Не забудьте показать им, как пользоваться принтером, служебным телефоном и другим аппаратным обеспечением.

Вводный инструктаж

Планируйте в программе для кадровика вводный инструктаж новых сотрудников, чтобы дать им навыки и знания, которые сделают их успешными в работе.

Управление развитием и удержанием сотрудников может включать в себя специальное техническое обучение, обучение технике безопасности и т.д. Не оставляйте эти пункты на потом.

Роли и обязанности в онбординге

Адаптация сотрудника – это командная работа. Когда все коллеги работают сообща, новые сотрудники, скорее всего, быстрее смогут реализовать свой потенциал и развитие и удержание сотрудников будет более качественным.

HR

Отдел кадров играет одну из самых важных ролей в процессе обучения новичков, потому что именно здесь принимаются решения о выборе программы вводного обучения. Управление обучением HR проводит, организуя учебные комнаты, где открывает новичкам доступ к LMS компании для адаптационного обучения.

Менеджер команды

Вторая по значимости роль в приеме сотрудников на работу принадлежит куратору нового сотрудника. Как опытный лидер команды, менеджер лучше всего подходит для комфортного обучения кадрового персонала. На самом деле, 20% новых сотрудников больше беспокоятся об оправдании ожиданий своего руководителя, чем о реальной работе. Именно поэтому менеджеры должны формулировать четкие цели для новых сотрудников на время адаптации.

Новый сотрудник

Это может показаться неожиданным, но новые сотрудники также должны взять на себя ответственность за свой онбординг. Полностью включившись в этот процесс, они научатся хорошо выполнять свою работу. При активном взаимодействии с членами своей команды они будут чувствовать себя ее полноценной частью.

Информационные технологии

В мире осталось очень мало компаний, которые не используют технологии в процессе работы, обучения и отчетности. Поэтому вполне вероятно, что ваши новые сотрудники должны будут ознакомиться с незнакомым ПО и LMS компании. Техническая группа будет играть важную роль в процессе поддержки, развития и управления персоналом организации.

Как оптимизировать процесс принятия на работу новых сотрудников

Знание наиболее важных тем, которые нужно включить в программу онбординга и адаптации – это, несомненно, важно. Но даже самые креативные идеи не сработают, если процесс не будет правильно организован для всего рабочего коллектива.

Составьте список сотрудников, проходящих вводное обучение

Прочитав это руководство по вводному обучению для персонала от LMS SmartExpert, вы точно поймете, чему, когда и как именно обучаются новые сотрудники в течение первых двух дней работы. Но проблема в том, что вы не единственный человек, участвующий в этой программе. Вам нужно будет объяснить всю эту технологию менеджеру, IT-отделу и другим сотрудникам компании, чтобы обеспечить положительный результат.

Чтобы удостовериться, что все сотрудники получат необходимый опыт вводного обучения, создайте структурированный список всех задач, которые должны выполнить новые сотрудники (с указанием сотрудника, который будет нести ответственность за выполнение каждой из них).

Используйте систему управления обучением

Как известно, в процессе вводного обучения необходимо ознакомиться с большим количеством документов. К счастью, технический прогресс сделал процесс получения новых навыков максимально простым. Вместо того, чтобы перегружать новых сотрудников стопками форм и договоров, можно просто предоставить им доступ к системе дистанционного обучения. СДО это удобный сервис, где новички смогут читать, подписывать и отправлять все необходимые документы.

Платформа для дистанционного обучения также идеально подходит для проведения и отслеживания адаптации, особенно по мере увеличения числа новых сотрудников. Используйте СДО, чтобы побудить новых сотрудников получать необходимые знания быстрее посредством игр, викторин и бонусных баллов с использованием функции геймификации.

Попросите сотрудников об обратной связи

Вводное обучение должно быть хорошо организованным. Каждому человеку, участвующему в адаптации сотрудников, нужно понимать важность своей роли в этом процессе. Объясните цель вводного обучения менеджерам, IT-персоналу и членам команды нового сотрудника.

Обеспечить высокое качество онбординга и адаптации для всех новых сотрудников может быть непросто, особенно по мере увеличения числа людей, вовлеченных в этот процесс. Таким образом, лучший способ узнать, считают ли сотрудники обучение полезным – просто спросить их.

Собирайте отзывы от новых сотрудников во время и после ознакомительной программы. Если конкретные мероприятия системы для приема персонала на работу оцениваются негативно, обсудите стратегии улучшения с менеджером, ответственным за них.

Мы надеемся, что вы нашли оптимальные практики в этом руководстве по вводному обучению. Если вы хотите получить помощь и руководство по онбордингу, дайте нам знать. Сотрудники компании LMS SmartExpert всегда готовы предоставить профессиональную консультацию.